Empieza a utilizar Grupos de Google como propietario.

Cómo crear un grupo

Puedes usar Grupos de Google para compartir información y para interactuar con las personas que, como tú, sienten pasión por una afición, por un interés o por una organización en particular. Además, también puedes compartir documentos y enviar invitaciones de calendario a un grupo, para ello deberás usar el correo electrónico del grupo, para no tener que enumerar a las personas individualmente.

Sigue estos pasos para crear un grupo:

Cómo describir el grupo

La sección "Descripción" contiene el nombre del grupo, la descripción y la configuración de correo electrónico del grupo. Esta configuración se muestra cuando creas un grupo o en el menú "Configuración" en la pantalla de temas. Consulta Cómo funcionan los permisos para obtener información acerca de los permisos en Grupos de Google.

A continuación, te mostramos las opciones de configuración para la descripción del grupo:

 

Nombre del grupo

Escribe un nombre para el grupo en el campo "Nombre del grupo". Realiza una búsqueda entre los grupos ya existentes para decidir qué nombre le quieres poner al grupo (probablemente quieras que el nombre distinga este grupo del resto).

Descripción del grupo

Escribe una descripción para el grupo en el campo "Descripción del grupo". La descripción debe aclarar el objetivo del grupo para los posibles miembros.

Dirección de correo electrónico del grupo

Los miembros del grupo pueden utilizar la dirección de correo electrónico para recibir las entradas y responderlas. De forma predeterminada, la dirección de correo electrónico del grupo se genera a partir del nombre del grupo. Modifica esta dirección si no quieres la dirección predeterminada.

Idioma principal del grupo

Selecciona un idioma de la lista desplegable "Idioma principal del grupo".

Seleccionar un tipo de grupo

Los distintos grupos pueden tener objetivos y flujos de trabajo diferentes. Por ejemplo, un grupo de lista de correo electrónico es un grupo en el que toda la comunicación se realiza a través de este medio (lo que es habitual en muchos negocios), mientras que un foro web permite la comunicación tanto por correo electrónico como a través de la interfaz de usuario de Grupos de Google.

Los tipos de grupo establecen la forma en que utilizarás Grupos de Google al realizar de forma automática la configuración para que coincida con un flujo de trabajo común. Por ejemplo, al seleccionar el tipo de grupo "Lista de correo electrónico", estarás desactivando el permiso "Permitir a los usuarios publicar en el grupo en la Web" y negando a los miembros la posibilidad de utilizar la interfaz de usuario de Grupos de Google. A continuación se ofrece una descripción de los tipos de grupo estándar:

Lista de correo electrónico

En un grupo de lista de correo electrónico, los miembros solo utilizan el correo electrónico para comunicarse. Este tipo de grupo es habitual en las organizaciones en las que se prefiere utilizar un único alias de correo electrónico para comunicarse con un determinado grupo de personas que utilizan este sistema.

Foro web

En un grupo de foro web, sus miembros solo utilizan la interfaz de usuario de Grupos de Google para comunicarse con otros miembros. Este tipo de grupo se parece a los foros web online que se pueden encontrar en muchos sitios web.

Foro de preguntas y respuestas

En un grupo de foro de preguntas y respuestas, los miembros utilizan la interfaz de usuario de Grupos de Google principalmente para responder a las preguntas de otros miembros. Este tipo de grupo se parece al foro de producto online.

Bandeja de entrada colaborativa

Una bandeja de entrada colaborativa permite a los miembros de un grupo administrar el estado del flujo de trabajo de los temas del grupo. En estos grupos se han predefinido determinados permisos y funciones. Si decides no utilizar estas funciones, deberás desactivarlas individualmente.

Cómo establecer permisos básicos

Puedes utilizar los permisos básicos para personalizar quién puede unirse a tu grupo o publicar o ver temas en él.

Estos son los pasos para establecer permisos básicos para tu grupo:

1. Abre Grupos de Google.
2. Haz clic en Mis grupos > nombre del grupo que quieras modificar.
3. Haz clic en Administrar en la esquina superior derecha.
4. Haz clic en Permisos > Permisos básicos.

Cuando estés en la página Permisos básicos, podrás ajustar la siguiente configuración.

Configuración	Descripción	Cómo realizar cambios
Ver temas	Permite elegir a los usuarios que pueden leer las publicaciones de tu grupo. Puedes seleccionar a los administradores, a todos los miembros o hacer que tus temas sean públicos.	Haz clic en el cuadro desplegable Seleccionar grupo de usuarios y elige una opción.
Publicar	Permite elegir a los usuarios que pueden compartir publicaciones con el grupo. Puedes seleccionar a los administradores, a todos los miembros o hacer que tus temas sean públicos.	Haz clic en el cuadro desplegable Seleccionar grupo de usuarios y elige una opción.
Unirse al grupo	Permite elegir a los usuarios que pueden ser miembros del grupo. Puedes hacer que tu grupo sea público, que esté disponible solo para los usuarios invitados o permitir que se una cualquier usuario que lo solicite (posteriormente, podrás aprobar o rechazar la solicitud de suscripción al grupo).	Haz clic en el cuadro desplegable Seleccionar quién puede unirse y elige una opción.
Pregunta para los miembros nuevos	Permite hacer una pregunta automáticamente a los usuarios que quieran unirse a tu grupo. Puedes preguntar los motivos por los que alguien quiere unirse al grupo o recopilar juegos divertidos para compartir con el grupo.	1. En el parámetro de configuración "Unirse al grupo", selecciona "Todos los usuarios pueden solicitarlo". 2. Escribe tu pregunta en el cuadro situado al lado de "Pregunta para los miembros nuevos" y, a continuación, haz clic en Guardaren la esquina superior izquierda.

Obtén más información sobre la diferencia entre los permisos de función y los de grupo.

Cómo administrar el correo electrónico de tu grupo

Con el menú Opciones de correo  electrónico, puedes personalizar los correos que reciba tu grupo. Con esas opciones puedes:

• Añadir un prefijo al asunto o un pie de página del correo.
• Configurar una respuesta automática.
• Elegir cómo se comparten las respuestas con el grupo.
• Elegir el tamaño máximo que pueden tener los mensajes enviados al grupo.
• Avisar al remitente si el grupo no ha recibido su mensaje.

Cómo configurar tus opciones de correo electrónico

1. Abre Grupos de Google.
2. Haz clic en Mis grupos > nombre del grupo que quieras modificar.
3. Haz clic en Administrar (arriba a la derecha).
4. En el menú de la izquierda, haz clic en Configuración > Opciones de correo electrónico.
5. Cambia lo que quieras y haz clic en Guardar (arriba a la izquierda).

Ajuste	Función	Cómo cambiarla
Prefijo del asunto	Añadir texto a los asuntos de todos los mensajes publicados en el grupo.	Si quieres escribir tu propio asunto, teclea tu mensaje en el cuadro de texto. Si quieres añadir una sugerencia, marca la casilla de la que más te guste.
Pie de página del correo electrónico	Añadir texto al final de todos los mensajes publicados en el grupo.	Si quieres usar una de las sugerencias, marca la casilla de la que más te guste. Si quieres añadir un texto tuyo, marca la casilla de "Texto personalizado" y escribe tu mensaje en el cuadro de debajo.
Respuestas automáticas	Enviar una respuesta automática a todo aquel que escriba un correo a tu grupo.	Marca la casilla de la opción que más te guste y escribe tu texto en el cuadro de debajo.
Publicar respuestas	Elegir cómo se comparten las respuestas con el grupo.	Haz clic en el menú desplegable y selecciona una opción.
Tamaño máximo de mensaje	Elegir el tamaño máximo que pueden tener los mensajes enviados al grupo.	Haz clic en el menú desplegable y selecciona un tamaño.
Notificaciones de correo electrónico rebotadas	Elegir si se avisa al remitente cuando el grupo no recibe su mensaje.	Si quieres que se notifique al remitente que no se ha recibido su correo, marca la casilla.

Creación de un mensaje de bienvenida

Una de las primeras cosas que puedes hacer al configurar un grupo nuevo es crear un mensaje de bienvenida para visitantes y miembros nuevos. Para crear un mensaje de bienvenida:

1. En la pantalla de inicio, haz clic en el botón Mis grupos. Aparecerá una lista de tus grupos.
2. Haz clic en el grupo cuyo mensaje de bienvenida quieras crear o modificar. Aparecerá la pantalla "Temas" con una lista de todos los temas actuales. Si tu grupo no tiene un mensaje de bienvenida, se mostrará “Este grupo no tiene un mensaje de bienvenida” bajo el nombre del grupo.
3. Haz clic en el enlace "Añadir mensaje de bienvenida". Aparece un campo con una barra de herramientas de formato en la parte superior.
4. Escribe el mensaje de bienvenida en el campo.
5. De forma opcional, cambia el formato del mensaje de bienvenida con las opciones disponibles en la barra de herramientas de formato.
6. Haz clic en el botón Guardar. El mensaje de bienvenida se muestra en la parte superior de la lista de respuestas.

Añadir o invitar a miembros al Grupo

Una vez que tu grupo está configurado, es el momento de añadir a otros miembros internos al mismo según sea necesario (los alumnos iniciarán solicitudes para que se les invite). Puedes invitar a nuevos miembros, en cuyo caso deben aceptar la invitación para unirse al grupo. 

Para cuentas corporativas de Google Apps, también pueden añadir los miembros directamente sin que sea necesario que acepten, añadiremos directamente miembros internos, ya que nos interesa tener otros administradores o empleados en el grupo:

1. Ve a la página de bienvenida del grupo y haz clic en el botón Administrar.

2. A la izquierda de la página, en Miembros, haz clic en Añadir miembros directamente.

3. Introduce un mensaje de bienvenida como el que se indica en el ejemplo a continuación:

Te damos la bienvenida al foro de preguntas y respuestas de [Nombre del Grupo o Foro] en el que podrás consultar y publicar respuestas a las solicitudes de los alumnos en nuestro sitio web. Este grupo se ha configurado con una nueva función en Grupos de Google denominada Foro de preguntas frecuentes.

Para obtener más información sobre cómo utilizar Grupos de Google como foro de preguntas y respuestas, visita Seminario TIC con la tecnología Google Apps. Asimismo, examinaremos cómo utilizar este Grupo de Google en nuestra próxima reunión de equipo.

Gracias,

<Tu nombre>

4.   Selecciona Añadir.

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Más sobre Grupos de Google

• Cómo describir el grupo
• Cómo establecer permisos básicos
• Seleccionar un tipo de grupo

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